Modul 2: Die perfekte Agenda

In unseren Tools findest du in der Regel stets einen Ablaufplan mit Zeiten, der dich schrittweise und sicher durch den Workshop führt. Gleichzeitig laden wir auch stets dazu ein, unsere Tools zu ergänzen oder den Ablauf so anzupassen, dass es für eure individuellen Kontexte und euer Vorhaben passt.

Im Folgenden schauen wir daher auf sieben essentielle Aspekte, die du bei der Planung von Workshops im Kopf behalten solltest.

Bestimmt warst du schon in dem ein oder anderen Workshop oder Meeting, wo du dir dachtest: “Oh, das wird eng heute”. Und genau deshalb schauen wir in diesem Kapitel auf effektives Zeitmanagement, eine deiner zentralen Aufgaben als Facilitator.

Deine Rolle als Timekeeper

Als Facilitator liegt die Verantwortung für die Zeit bei dir und das ist auch gut so, denn Teilnehmende geben sie in der Regel gedanklich ohnehin an dich ab. Wenn du den Überblick behältst, können sie sich ganz auf die Inhalte konzentrieren. Alternativ kannst du die Verantwortung für die Rolle auch explizit an eine andere Person übertragen.

Um die Zeit jederzeit im Blick zu behalten, nutze am besten einen Timer (z.B. von TimeTimer), der dir statt der Uhrzeit die verbleibende Zeit einzelner Schritte oder des gesamten Workshops anzeigt. Vermeide es in analogen Settings nach Möglichkeit, dein Handy zu benutzen. Aufgrund der Ablenkungsgefahr für dich und andere sollten Handys so wenig wie möglich präsent sein.

Situative Flexibilität

Ein guter Zeitplan ist Orientierung, kein Dogma. Wenn du siehst, dass eine Diskussion gerade besonders wertvoll ist, lass sie ruhig etwas länger laufen – auch wenn damit aus den zuvor angekündigten drei Minuten fünf werden. Genauso gilt: Wenn die Energie nachlässt und keine neuen Inhalte mehr hinzukommen, beende einen Schritt ruhig früher. Zeitmanagement heißt nicht, starr am Plan zu hängen, sondern flexibel zu bleiben und mit dem Blick aufs große Ganze situativ zu entscheiden, was den Prozess und das Team in dem Moment wirklich voranbringt.

Prioritäten setzen und kürzen

Wenn du merkst, dass während des Workshops die Zeit zu knapp wird, um alle geplanten Schritte durchzuführen, schrecke nicht davor zurück, gezielt zu kürzen und zwar dort, wo es den geringsten Einfluss auf das Ergebnis hat. Am besten identifizierst du solche potenziellen Streichkandidaten schon bei der Vorbereitung: Welche Schritte sind “nice to have” und welche sind essenziell für das Ergebnis? Kannst du möglicherweise auch die Pausen etwas verkürzen, zum Beispiel von 10 auf 5 Minuten?

Wenn du etwas kürzen musst, kommuniziere klar, was und änderst und warum, damit die Teilnehmenden sich abgeholt fühlen und die Anpassung nachvollziehen können.

Verspätungen und Überziehungen kommunizieren

Informiere die Teilnehmenden transparent, wenn du vom kommunizierten Plan abweichst. Das nicht immer alles glatt und wie geplant verläuft, ist verständlich, entscheidend ist nur, wie du damit umgehst. Das gilt besonders, wenn der Workshop länger dauert als geplant. Hole dir in diesen Fällen das Einverständnis der Gruppe und respektiere gleichzeitig, dass manche Personen möglicherweise nicht länger bleiben können. Du könntest in diesen Fällen beispielsweise sagen: “Eigentlich ist unsere geplante Zeit jetzt gleich vorbei. Ich denke aber, dass uns 10 Minuten helfen würden, um die Diskussion zu einem guten Abschluss zu bringen. Ist das ok für euch? Wenn jemand direkt los muss, ist das natürlich vollkommen in Ordnung, ich update euch dann im Anschluss.”

Falls etwas offen bleibt

Für den Fall, dass kleinere Anpassungen nicht helfen und die verbleibende Zeit schlicht zu kurz ist, versuche es nicht krampfhaft, doch noch unterzubringen. Nimm dir in diesen Momenten stattdessen kurz Zeit, um die Weiterarbeit im Team gemeinsam zu klären:

• Was bleibt offen?
• Was davon kann asynchron und im Nachgang bearbeitet werden?
• Wer übernimmt was?
• Wie erfolgt die abschließende Abstimmung?

So stellst du sicher, dass der Workshop nicht abrupt endet, sondern ihr immerhin mit klaren nächsten Schritten und Verantwortlichkeiten rausgeht und das Ziel des Workshops mit etwas Verzögerung erreicht.

Wenn du die Zeiten im Blick behältst, Veränderungen transparent kommunizierst und bei Bedarf Prioritäten setzt, wirst du deiner strukturgebenden Rolle als Facilitator mehr als gerecht.